Digitalização de documentos cresce no mercado brasileiro.

Data: 05/03/2010

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Segundo dados da AIIM (Associação Internacional para Gerenciamento de Informações e Imagens), 95% das informações que trafegam no mundo estão em papel. Percentual que além de sinalizar negativamente para o uso irracional da matéria-prima, também reflete na gestão corporativa brasileira no que se refere a seus processos de organização de informações – procedimentos de consulta e armazenagem deste conteúdo. Como alternativa eficaz para o problema, empresas brasileiras estão investindo cada vez mais no uso de tecnologias para digitalização de documentos, seja com infra-estrutura própria, ou por meio de Outsorcing. A prática consiste na conversão de documentos em papel físico, foto, microfilme, microficha, jaqueta ou cartão janela para uma imagem digital por meio de scanner. Depois de digitalizados, os documentos são armazenados em meio magnético, digital ou óptico e gerenciados eletronicamente – processo conhecido como ECM (Enterprise Content Management). 

Os benefícios obtidos com a adoção desta tecnologia são inúmeros e, mais importante, possui uma característica universal. Ou seja, agrega valor à gestão documental de grandes corporações e também de empresas em fase de crescimento, já que seu custo é extremamente acessível e sua implantação garante resultados a longo prazo organizando as informações em todos os ciclos de crescimento. Para Paulo Carneiro, diretor da P3IMAGE, empresa brasileira especializada em ECM, esta tendência deve se fortalecer cada vez mais. “Ainda estamos longe do fim do uso de papel no ambiente corporativo. Mas a necessidade por uma melhor gestão da informação, deu início a um interesse promissor por parte de empresas de diferentes segmentos econômicos que buscam uma gestão documental eficiente, obtida com a implantação de soluções que são adaptáveis para qualquer negócio”, afirma o executivo ao destacar o fortalecimento do mercado nacional de GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos) que ainda neste ano deve crescer 30,9% segundo pesquisa divulgada pelo Cenadem (Centro Nacional de Desenvolvimento do Gerenciamento da Informação).

No Brasil, diversas empresas estão obtendo excelentes resultados em suas atividades de gestão documental após adotarem tecnologias para digitalização e gerenciamento eletrônico. Efeitos constatados nos setores financeiro, hospitalar, educação, advocacia, imobiliário entre outros. Áreas que possuem um grande volume de documentos e necessidade de acesso constante. Além de garantir o backup dos documentos, evitando que os mesmos sejam perdidos, o GED está otimizando diversos procedimentos que exigem o processo de consulta de informações. “Antes da digitalização, a gestão dessas informações era descentralizada e as áreas que manuseavam estes documentos estavam ilhadas sem qualquer compartilhamento. Fator que muitas vezes levava a morosidade no atendimento e repetição de procedimentos. Com a digitalização e o gerenciamento eletrônico todas as informações são organizadas e centralizadas em um único canal, permitindo o múltiplo acesso para um número ilimitado deusuários, otimizando as atividades. Além disto, essas instituições estão ganhando mais espaços físicos, antes ocupados por pilhas e pilhas de papéis”, destaca Paulo Carneiro.

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